Les outils de reporting offrent la possibilité aux dirigeants et aux décideurs de créer des rapports d’activité et de mettre en place un tableau de bord comprenant des données chiffrées. C’est en se basant sur un ensemble d’informations correspondant à la réalité qu’ils prennent les décisions les plus appropriées pour leur entreprise. Mais pour atteindre cet objectif, les entreprises souhaitent fiabiliser au maximum leurs prévisions. Peuvent-ils donc encore se fier à la traditionnelle feuille de calcul qui fut un temps fort pratique mais qui semble aujourd’hui proposer des fonctionnalités insuffisantes ? N’y aurait-il pas lieu d’adopter d’autres outils afin d’optimiser le rendement des entreprises ?
Les limites du tableur Excel
Avant l’arrivée des logiciels en ligne destinés à la création de rapports d’activité ou de tableaux de bord sous forme de graphiques ou de tableaux, les tableurs ont été largement utilisés en tant qu’outils de reporting. C’est notamment le cas du tableur Excel, un produit de Microsoft, qui offre un excellent rendement. Et depuis une dizaine d’années, le logiciel ne se contente plus de jouer le rôle de simple tableur avec des fonctions telles que le calcul, l’utilisation de formules prédéfinies, la création de formules personnalisées, les fonctions de mise en page, l’appui à des présentations PowerPoint… Comme l’ensemble des solutions Office, Excel a récemment fait le plein de nouveautés.
Il intègre désormais des fonctions d’analyse de données relativement poussées comme les tableaux croisés dynamiques servant à regrouper les données commerciales, marketing et logistiques, la surveillance des KPI les plus pertinentes et plus encore. Encore très utilisés par les petites et moyennes entreprises, les tableurs sont en somme, à petite échelle, des outils de pilotage de la performance en entreprise pratiques car ils sont facilement accessibles à l’ensemble des collaborateurs.
Mais au-delà d’un certain nombre de données et d’indicateurs à prendre en compte, il est nécessaire d’envisager l’utilisation d’autres solutions plus adéquates, tels que les logiciels de Business Intelligence (BI). Seulement voilà, la majorité de ces solutions sont jugées complexes et exigent des moyens de mise en œuvre considérables de la part des managers. Finalement, ces derniers se tournent vers l’outil qu’ils maîtrisent bien, c’est-à-dire le tableur. La plupart des tableaux de bord (90 % plus précisément) sont en effet créés à l’aide du tableur Excel, considéré par certains utilisateurs comme un outil magique, puissant, peu dispendieux et universel. Pourtant, ce tableur présente de nombreuses limites.
- Il s’agit d’un outil qui permet surtout de structurer des données, non pas un outil d’aide à la décision, les fonctionnalités à cet égard étant limitées ;
- Sa prise en main n’est pas aisée pour tous les utilisateurs, du moins en ce qui a trait aux fonctions avancées du logiciel ;
- La lisibilité et l’interprétation des données peuvent être ardues ;
- Le tableur n’offre pas la possibilité d’archiver les informations ;
- Son système de sécurisation des données est peu développé, voire inexistant ;
- Plus l’intégration des données progresse, plus les fichiers deviennent volumineux et plus un ralentissement du fonctionnement de l’outil est constaté. La transmission de fichiers par messagerie peut également être ardue jusqu’à provoquer des plantages en bonne et due forme ;
- Le logiciel est particulièrement chronophage, car l’intégration des données s’effectue manuellement. Cette saisie manuelle des informations et des formules peut, d’une part, entraîner de nombreuses erreurs et des délais dans les prises de décisions et éventuellement conduire à des problèmes opérationnels. L’intégration manuelle des données fait d’autre part obstacle à leur traçabilité et conséquemment à un manque de fiabilité. L’automatisation de l’importation des données à l’aide de ce logiciel n’est pas aisée non plus. Le temps consacré à la réalisation des tâches de saisie et d’importation est considérable et coûteux par le fait même ;
- Le tableur n’est pas conçu pour favoriser le travail collaboratif ni la synergie des besoins. L’utilisateur n’a pas accès à un agenda ou à un système de planning qui peut être partagé avec ses collaborateurs. L’utilisation d’un espace non collaboratif est susceptible de générer des erreurs. De plus, à l’instar de la saisie manuelle et de l’automatisation de l’importation des données, l’absence de possibilité de travail collaboratif devient à la fois dispendieuse et inefficace pour une société.
Focus sur MS Project et ses alternatives
Grâce aux contrats Microsoft, MS Project est souvent disponible gratuitement pour les entreprises, ce qui en fait également un choix populaire pour la gestion des projets. MS Project offre une gamme de fonctionnalités qui permettent aux entreprises de planifier, de suivre et de gérer leurs projets de manière efficace.
Cependant, bien que MS Project soit un outil puissant, il est souvent perçu comme étant principalement destiné aux projets IT, ce qui peut limiter son utilisation dans d’autres domaines de l’entreprise. C’est pourquoi de nombreuses solutions se présentent comme des alternatives sérieuses à MS Project, cet article met d’ailleurs en lumière les limites de la solution et l’approche collaborative à priviélgier dans le choix de l’alternative.
Parmi elles, certaines sont reconnues pour leur simplicité et accessibilité pour les projets de transformation digitale impliquant les métiers. Des outils comme Trello, Asana ou Monday.com offrent une interface utilisateur intuitive et des fonctionnalités faciles à utiliser qui peuvent aider les équipes à gérer leurs portefeuilles de projets de manière efficace. De plus, ces outils sont souvent moins coûteux que MS Project, ce qui peut les rendre plus attrayants pour les PME.
Les logiciels de Business Intelligence : pour un management opérationnel efficace
L’informatique décisionnelle – qu’on appelle en anglais Business Intelligence – est l’informatique à l’usage des gestionnaires d’entreprises. Elle se caractérise par l’ensemble des outils, des moyens et des modes de fonctionnement qui permettent la collecte, la consolidation, la modélisation et la restitution des données – qu’elles soient physiques ou dématérialisées – d’une organisation en vue d’offrir une aide à la décision et de donner la possibilité à un dirigeant d’avoir un aperçu juste de l’activité traitée.
Le reporting est sans nul doute l’application la plus utilisée de la BI. Grâce à elle, les gestionnaires ont la possibilité de :
- Sélectionner des informations en lien avec un élément spécifique (la période, par exemple) ;
- Trier, rassembler ou répartir ces informations en fonction des critères de leur choix ;
- Réaliser différents calculs (sommes, moyennes, écarts, calculs comparatifs…) ;
- Présenter les résultats sous forme détaillée ou synthétisée, en adéquation avec leurs besoins ou les demandes des décideurs.
Cette application est complétée par le tableau de bord, qui lui est utilisé pour évaluer une organisation à l’aide d’un ensemble d’indicateurs établis de façon consensuelle, de procédures de collecte de données et de procédures d’exploitation. Cet outil permet à une organisation d’atteindre les objectifs de management suivants :
- Analyser sa performance à des périodes prédéterminées ;
- Effectuer un état des lieux ;
- Communiquer les résultats.
Pour aller plus loin qu’une simple feuille de tableur
Les chiffres produits par les tableurs ne traduisent souvent que des résultats quantitatifs. Or, outre les résultats quantitatifs, le pilotage d’une société sur le plan qualitatif doit aussi être considéré. Malheureusement, ce type de résultats n’est souvent pas pris en compte lors de l’analyse de base des KPI chiffrés générés par les tableurs. C’est pourquoi beaucoup d’éditeurs de solutions EPM ou de Business Intelligence ont développé des technologies d’analyse qui pouvaient être exploitées par Excel comme outil final de restitution, comme c’est le cas par exemple de la célèbre technologie d’analyse multi-dimensionnelle Oracle Essbase que toutes les directions financières et contrôleurs de gestion connaissent bien.
Le rôle des chefs de projets de transformation digitale dans la mise en œuvre d’outils de Business Intelligence
Les chefs de projets de transformation numérique jouent un rôle essentiel dans la mise en œuvre des outils de Business Intelligence. Ils sont responsables de la planification, de l’exécution et de la gestion des projets de transformation numérique dans l’entreprise. Cela signifie qu’ils doivent non seulement comprendre les besoins et les objectifs de l’entreprise, mais aussi être capables de choisir et de mettre en œuvre les outils appropriés pour atteindre ces objectifs.
Dans ce contexte, l’adoption d’outils de BI est souvent une priorité, puisqu’ils permettent aux entreprises de collecter, d’analyser et de visualiser des données de manière efficace, ce qui facilite la prise de décisions basée sur des données. Toutefois, le choix de l’outil de BI approprié peut être complexe, car il existe de nombreux outils disponibles sur le marché, chacun ayant ses propres avantages et inconvénients.
Le rôle des chefs de projets de transformation numérique ne se limite donc pas à la simple sélection d’un outil de BI. Ils doivent également s’assurer de sa bonne intégration dans les processus de l’entreprise et de sa bonne utilisation. Cela implique une compréhension approfondie des besoins de l’entreprise, ainsi que des compétences en matière de gestion du changement pour aider les employés à adopter et à utiliser l’outil de manière optimale.
