Alors que rapidité et efficacité sont généralement des critères de réussite pour les entreprises (tout du moins pour ce qui concerne la production), la facturation électronique est en passe de devenir un élément incontournable de leur fonctionnement. Avec la réforme en cours, les services concernés ont clairement « changé de braquet » en termes d’efficacité administrative et financière. Mais alors, quels sont au juste les différents aspects de cette réforme ? Et comment peut-elle bénéficier à votre entreprise ?
Une nouvelle ère d’efficacité administrative et financière dans les entreprises
Cela n’aura échappé à personne, nous vivons une époque de changements (très) rapides et d’innovations constantes. Cela est particulièrement vrai pour le monde des entreprises, dont les acteurs sont constamment à la recherche de nouveaux leviers d’amélioration de leur efficacité.
Cette « nouvelle ère » se traduit notamment au niveau des services administratifs et financiers, qui ont désormais toutes les cartes en mains pour permettre à leur entreprise de piloter leur activité plus efficacement et de manière plus rentable que jamais…dans un contexte économique qui pardonne moins les sorties de route.
Rappelons que derrière l’efficacité administrative et financière se cache la bonne gestion des opérations, la réduction des coûts, l’amélioration de la productivité, l’accroissement de la rentabilité, voire en bout de chaine l’amélioration de la satisfaction des clients…
…sans oublier qu’une meilleure performance financière offre une plus grande stabilité financière à l’entreprise, ainsi qu’une augmentation de la valeur pour les actionnaires.
L’importance de bien s’outiller
Globalement, qu’il s’agisse d’avancées technologiques, de transformation numérique, ou d’une prise de conscience accrue de l’importance de l’efficacité administrative et financière (le DAF est d’ailleurs de plus en plus considéré en tant que pilier d’une organisation), de nombreux facteurs sont en train de créer de nouvelles opportunités pour les entreprises, de toutes tailles.
Et avec les bons outils et stratégies en place, les avantages peuvent être considérables.
Les systèmes administratifs et financiers ont parcouru un long chemin au fil des ans. Si par le passé, les logiciels étaient souvent lourds, inefficaces et coûteux à gérer, le paysage du SI administratif et financier a bien changé.
Les solutions modernes utilisent une variété de fonctionnalités et de technologies, telles que l’automatisation, l’intelligence artificielle, le machine learning ou l’analyse de données (de qualité), pour optimiser les processus. Ils permettent aux entreprises de gérer leurs opérations de manière plus efficace, de prendre des décisions plus éclairées et d’améliorer leur performance globale.
Et dans cet écosystème du SI financier et administratif se trouve les solutions de facturation électronique.
La réforme de la facturation électronique
Mais avant de nous pencher sur le sujet des outils, revenons tout d’abord sur la réforme de la facturation électronique et son importance croissante dans les entreprises.
Bien que l’obligation (initialement prévue pour le 1er juillet 2024) pour les entreprises établies en France d’émettre et de recevoir des factures électroniques est reportée à 2026, la facture électronique, n’en reste pas moins un sujet de première importance, qui devrait d’ailleurs quelque peu bouleverser la gestion comptable des entreprises, et donner quelques suées aux DAF (puisqu’il est notamment prévu que le non-respect des nouvelles obligations soit sanctionné par des amendes).
Les avantages de la facturation électronique
Bien évidemment cette dématérialisation n’est pas qu’une épine dans le pied de nos chers directeurs administratifs et financiers. Elle offre de nombreux avantages potentiels :
- Amélioration de l’efficacité grâce à l’automatisation des processus de facturation, et donc augmentation de la productivité ;
- Réduction des erreurs de saisie manuelle et donc des erreurs de facturation ;
- Accélération des paiements, avec des factures qui peuvent être envoyées et payées plus rapidement ;
- Amélioration de la visibilité financière, grâce à un suivi plus facile des factures et des paiements ;
- Meilleure structuration des données ;
- Réduction des coûts avec l’élimination du besoin de papier et des frais d’expédition ;
- Réduction de l’empreinte carbone, et donc vrai plus en termes de RSE.
Choisir la bonne solution de facturation électronique
Il existe de nombreuses solutions de facturation électronique disponibles sur le marché, chacune offrant des fonctionnalités et des avantages différents. Certaines solutions sont plus orientées PME (ou grands comptes) que d’autres. Il est bien évidemment important de choisir la solution qui convient le mieux à votre entreprise en fonction de vos besoins…et de votre budget !
A savoir qu’il existe principalement deux types de solutions de facturation électronique : les solutions de présentation de données personnelles (PDP) et les solutions de facturation en ligne (OD). Les solutions PDP sont généralement plus simples et moins coûteuses, mais elles offrent moins de fonctionnalités et de flexibilité que les solutions OD.
En résumé, pour choisir la solution de facturation électronique la mieux adaptée à votre entreprise, faites le point sur :
- vos besoins en matière de facturation ;
- les différentes solutions disponibles en fonction de ces besoins ;
- le coût de la solution envisagée VS votre budget.
Mise en œuvre et intégration de la facturation électronique
La mise en œuvre réussie de la facturation électronique nécessite passe ensuite par plusieurs étapes clés. Après avoir choisi le logiciel qui vous convient, vous devez planifier et préparer la mise en œuvre de la solution avec l’intégrateur, puis former votre personnel à l’utilisation de la solution de facturation électronique.
Pensez-y dès le début de la démarche, comme pour tout nouvel outil à intégrer à votre SI, l’intégration de votre logiciel PDP ou OD (et la validation de son interopérabilité) avec les systèmes existants est une étape importante de la mise en œuvre de la facturation électronique.
Réussir cette intégration permet également d’assurer une transition en douceur vers la facturation électronique et à minimiser les éventuelles perturbations pour votre entreprise…
En conclusion, la réforme en cours de la facturation électronique représente une sérieuse opportunité pour votre entreprise d’améliorer son efficacité administrative et financière. Que vous soyez une TPE ou une grande entreprise, la facturation électronique peut vous aider à simplifier votre processus de facturation, à réduire les erreurs, à accélérer les paiements et à améliorer votre visibilité financière… A condition de choisir la bonne solution de facturation électronique pour votre entreprise et de planifier soigneusement sa mise en œuvre et son intégration avec vos systèmes existants. A ce sujet, l’éditeur LegalySpace a publié sur son site un dossier très complet sur la facture électronique avec toutes les informations et conseils indispensables, cliquez ici pour le découvrir.
